Eventos online: la nueva normalidad del sector y cómo dinamizarlos

By noviembre 24, 2020Tendencias

El sector de los eventos vive una profunda crisis. Durante este 2020 muchos han sido cancelados o aplazados, mientras que otros aún no se han decantado por ninguna de las dos opciones, lo que genera una gran incertidumbre. Todo empezó en el mes de febrero con la cancelación del Mobile World Congress, que, aunque en un principio recibió muchas críticas, el tiempo ha demostrado que marcó el principio del fin de los eventos tal y como los conocíamos hasta ahora.

La coyuntura sanitaria ha dejado dos opciones posibles para los organizadores de eventos: la conformidad o la adaptación. Por un lado, son muchas las organizaciones y compañías que han decidido esperar al 2021 para poder celebrar sus eventos de manera presencial, mientras que otras han querido explorar nuevas oportunidades y han apostado por celebrar ediciones online en streaming.

En nuestra agencia de comunicación, LF Channel, antes del mes de marzo, aproximadamente un 20% de los eventos que celebrábamos con nuestros clientes eran en formato online, mientras que en la actualidad este porcentaje cada día se aproxima más al 100%.  Por lo tanto, si algo está claro es que en la actualidad el éxito está en manos de los que han sabido adaptarse a las circunstancias y han apostado por digitalizar sus encuentros. Las modalidades han sido diversas: webinars, demostraciones en directo, videoconferencias, eventos web multitudinarios con diferentes salas, paseos virtuales… Los ejemplos se suceden y cada día estamos más acostumbrados a socializar a través de una pantalla.

En el caso de nuestros clientes, la metodología online ha contado con un importante apoyo del público, tanto del habitual como de algunos nuevos curiosos. Es el caso de Pure Storage o Synology, entre otros, que han organizado diferentes webinars informativos, abiertos y gratuitos, durante la pandemia. El objetivo en ambos casos era seguir con la planificación de sesiones que en otras ocasiones se realizaban de manera presencial, cuidar a los públicos y aprovechar este periodo de incertidumbre para ahondar en la formación de aquellos colaboradores que estaban interesados en conocer en detalle cómo funciona su tecnología.

Estos son buenos modelos para resaltar las claves de un buen evento online, entre las que figuran el cuidado del contenido, en fondo y forma, ya que hay que tener en cuenta que la única herramienta de la que se dispone para llamar la atención del espectador es lo que le muestras en pantalla. También es eficaz hacer el evento lo más participativo posible, motivo por el que estos webinars aceptaban preguntas de los espectadores dirigidas al ponente o ponentes, lo que permitía que se convirtiera en una conversación bidireccional fluida en la que se ofrecía contenido lúdico a la audiencia.

Hablando de nuevo de Pure Storage, la compañía de almacenamiento de datos apostó este año por hacer su evento internacional anual en formato digital. Cumplió un requisito fundamental que es el de no reproducir literalmente el evento presencial. Como comentábamos, hay que tener en cuenta que la capacidad de retener la atención del espectador a través de una pantalla se reduce drásticamente, por lo que los contenidos tienen que resultar más dinámicos que nunca y estar adaptados al formato: ofrecer más descansos, una duración limitada, un horario elegido estratégicamente… En el caso de Pure, este líder tecnológico apostó por un programa de 20 sesiones a lo largo de un solo día, a lo que se sumaron cinco tracks de soluciones con expertos y demostraciones en vivo. Las más de 5.000 personas que se unieron al evento, pudieron elegir el orden en el que consumir los contenidos. Y tras el día del evento, los vídeos quedaron a disposición de las personas inscritas.

Otro caso señalado es el de Juniper, compañía internacional especializada en soluciones de redes y seguridad, que decidió organizar un almuerzo online cercano para uno de sus principales clientes en España. Para ello, nos encargamos de preparar una caja regalo de comida gourmet que le llegó a cada asistente a su casa y que disfrutaron mientras se ofrecían detalles sobre las últimas novedades e hitos de la compañía. Esta vez, lo original de la sesión es que contó con la participación de un personaje de gran reconocimiento en el ámbito del espectáculo que ayudó a los asistentes a olvidarse por unos minutos de la situación de pandemia que estaban viviendo. En este caso fue un monologuista español, para quien estar delante de una cámara no suponía ningún reto, el encargado de amenizar y hacer reír a los videoasistentes.

Este es un buen caso de éxito en el uso de influencers/famosos para dinamizar un evento tecnológico en el que, por agenda y lenguaje, mantener de forma continuada la atención del espectador puede resultar complicado. Es importante aprovechar la ocasión de poner en marcha un evento online para reinventarnos y aprender de las reacciones de los espectadores para adaptarnos mejor a sus expectativas en futuras ocasiones. Este ejemplo de emplear un influencer como elemento de interés para la audiencia resulta muy productivo a la hora de hacer un evento online irresistible. En este sentido, también añadiría la importancia de contar con un equipo de producción profesional para garantizar la calidad audiovisual que tan importante es a la hora de ofrecer una experiencia completa al espectador.

Otro caso de éxito del formato online fue el evento de presentación que llevamos a cabo con nuestro cliente de e-commerce VTEX. La compañía llevaba trabajando tres años en España, pero no había llevado a cabo una presentación formal ante los medios y decidió hacerlo a través de la pantalla. Tras una breve introducción sobre la compañía, se explicó de forma didáctica la situación del panorama e-commerce en el mercado español y los planes de crecimiento de la compañía en España. El tema tuvo gran aceptación entre los periodistas que se animaron a realizar preguntas tanto de carácter corporativo como sobre tendencias.

Aunque a priori puede parecer que organizar un evento online puede ser una tarea rápida y sencilla, hay que tener en cuenta distintos factores para que el encuentro sea un auténtico éxito. Al organizar eventos con prensa, la última hora juega un papel crucial. Muchos periodistas deciden cómo organizarán su jornada sobre la marcha y dependerán de la actualidad informativa para elegir a qué eventos acudir y de cuáles prescindir. En el caso de los eventos de prensa online esta realidad no es distinta, motivo por el que es necesario convocar con la antelación habitual a la prensa para que conozca la celebración de tu evento y pueda guardar un hueco en su agenda.

Otro aspecto importante es el soporte visual, ya que el fondo y luminosidad de tu imagen puede determinar la impresión que se lleven los invitados de tu compañía. Es recomendable contar con un foco artificial que asegure una buena iluminación y colocarnos ante un fondo liso. Cada vez son más los que optan por un fondo virtualizado en el que figure el logo o nombre de la compañía. Este tipo de fondos corporativos se convierten en los roll-ups o photocalls de los eventos 4.0.

La lección que hemos aprendido tras esta reinvención y los últimos meses vividos es que un evento online puede ser tan potente como uno tradicional, ya que este formato ofrece múltiples posibilidades para impulsar el engagement con la audiencia. Además, en algunas ocasiones permite llegar a más personas de las que llegarías con un evento presencial. En definitiva, el formato online ha llegado para quedarse.

 

Por Raquel González, ejecutiva de cuentas en LF Channel